THE WILLOW DUCK
Data obowiązywania: 22 października 2026 r.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego The Willow Duck, dostępnego pod adresem https://thewillowduck.com, jest:
Umieszkaj Agnieszka Grajcar
ul. Strzelecka 29A/39
61-846 Poznań
NIP: 9721174284
E-mail: shop@thewillowduck.com
Telefon: +48 516 009 682
WW sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, realizacji przysługujących praw oraz wycofania zgody można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail.
2. Cele i podstawy przetwarzania danych
Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.
Realizacja zamówień w sklepie internetowym
Przetwarzane mogą być: imię i nazwisko, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu, informacje o zamówieniu oraz dane niezbędne do wystawienia dokumentów sprzedaży.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy.
Prowadzenie konta klienta
Jeżeli użytkownik zdecyduje się założyć konto, Administrator przetwarza dane niezbędne do jego prowadzenia, obsługi oraz udostępniania historii zamówień.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Rozliczenia i obowiązki prawne
Dane niezbędne do prowadzenia dokumentacji księgowej, podatkowej oraz realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Reklamacje, zwroty i dochodzenie roszczeń
Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych, wykonania umowy, rozpatrywania zgłoszeń oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawą przetwarzania jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO.
Kontakt z użytkownikiem
Dane przekazane podczas kontaktu e-mailowego, telefonicznego lub przez formularz kontaktowy wykorzystywane są do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku spraw dotyczących zawieranej umowy także art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
3. Powiadomienie o otwarciu sklepu
Na stronie The Willow Duck dostępny jest formularz umożliwiający zapisanie się na jednorazowe powiadomienie e-mail o otwarciu sklepu.
W tym celu Administrator przetwarza adres e-mail podany dobrowolnie przez użytkownika.
Podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Zgoda dotyczy wyłącznie jednorazowego powiadomienia o otwarciu The Willow Duck. Nie oznacza automatycznego zapisania do newslettera ani wyrażenia zgody na otrzymywanie innych wiadomości marketingowych.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się pod adresem shop@thewillowduck.com.
Dane będą przechowywane do momentu wysłania powiadomienia i zakończenia obsługi zapisów albo wcześniejszego wycofania zgody, z zastrzeżeniem danych, których dalsze przechowywanie jest niezbędne do wykazania prawidłowości przetwarzania lub ochrony przed roszczeniami.
4. Powiadomienia o dostępności produktów
Sklep The Willow Duck umożliwia zapisanie się na jednorazowe powiadomienie e-mail o ponownej lub planowanej dostępności wybranego produktu.
Usługa dotyczy wyłącznie produktu wskazanego podczas zgłoszenia, w szczególności kolekcjonerskich odmian roślin oraz innych przedmiotów, których dostępność może być ograniczona.
W celu realizacji usługi Administrator przetwarza:
- adres e-mail podany przez użytkownika;
- identyfikator i nazwę produktu, którego dotyczy zgłoszenie;
- datę utworzenia zgłoszenia oraz informacje o jego statusie;
- informacje o wysłaniu powiadomienia albo rezygnacji z usługi;
- dane techniczne niezbędne do obsługi zgłoszenia, zabezpieczenia formularza i zapobiegania wielokrotnej wysyłce wiadomości.
Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji usługi powiadomienia o dostępności.
Podstawą przetwarzania danych niezbędnych do wykonania usługi zamówionej przez użytkownika jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa usługi oraz udokumentowania jej prawidłowej realizacji mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
Po przyjęciu zgłoszenia użytkownik otrzymuje wiadomość informującą o zapisaniu się na powiadomienie. Gdy wybrany produkt stanie się dostępny w sklepie, Administrator może przesłać jednorazową wiadomość dotyczącą jego dostępności.
Zapis na powiadomienie o dostępności produktu nie jest zapisem do newslettera i nie oznacza zgody na otrzymywanie innych ofert handlowych ani cyklicznej komunikacji marketingowej.
Użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z powiadomienia, korzystając z linku rezygnacji przesłanego w wiadomości potwierdzającej przyjęcie zgłoszenia.
Zgłoszenie pozostaje aktywne do chwili wysłania powiadomienia, wcześniejszej rezygnacji użytkownika lub upływu maksymalnego okresu oczekiwania wynoszącego 365 dni od dnia zgłoszenia.
Po wysłaniu powiadomienia albo rezygnacji użytkownika dane kontaktowe są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 30 dni, a następnie usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przetwarzanie określonych danych jest niezbędne na podstawie przepisów prawa lub w celu ustalenia, dochodzenia bądź obrony przed roszczeniami.
Administrator może zachować ograniczoną historię techniczną zgłoszenia i jego obsługi, w zakresie niezbędnym do wykazania prawidłowości działania usługi, bez przechowywania adresu e-mail dłużej, niż jest to konieczne.
Usługa powiadomienia nie stanowi rezerwacji produktu ani gwarancji jego przyszłej dostępności.
5. Newsletter i komunikacja marketingowa
Jeżeli w przyszłości Administrator uruchomi newsletter lub inne formy marketingu elektronicznego wymagające zgody, użytkownik będzie mógł wyrazić ją odrębnie.
Użytkownik będzie miał możliwość wycofania zgody w dowolnym momencie.
Zapis na jednorazowe powiadomienie o otwarciu sklepu ani na powiadomienie o dostępności produktu nie stanowi zgody na newsletter.
6. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług, w szczególności:
- dostawcy hostingu i infrastruktury technicznej sklepu;
- dostawcy poczty elektronicznej i usług informatycznych;
- operatorzy płatności, w szczególności Tpay;
- firmy kurierskie i operatorzy logistyczni wykorzystywani do realizacji dostaw, w tym InPost i DPD, jeżeli obsługują dane zamówienie;
- dostawcy oprogramowania i usług wspierających obsługę sklepu;
- podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub techniczne, jeżeli jest to niezbędne.
Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów lub innych podstaw prawnych.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Korzystanie z niektórych usług technologicznych może wiązać się z przekazywaniem danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Jeżeli do takiego przekazania dochodzi, Administrator stosuje podstawy i zabezpieczenia przewidziane w RODO, odpowiednie do danego odbiorcy i państwa, w tym — gdy mają zastosowanie — decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.
8. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowywane są przez okres uzależniony od celu ich przetwarzania:
- dane związane z zamówieniami — przez czas realizacji umowy i wynikających z niej obowiązków;
- dokumentacja księgowa i podatkowa — przez okres wymagany przepisami prawa;
- dane konta klienta — przez okres utrzymywania konta oraz niezbędny czas realizacji obowiązków prawnych;
- korespondencja — przez okres potrzebny do obsługi sprawy i ewentualnych roszczeń;
- dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania albo zakończenia celu przetwarzania, z uwzględnieniem ewentualnych obowiązków prawnych;
- dane dotyczące powiadomień o dostępności produktów — przez czas oczekiwania na udostępnienie produktu, maksymalnie 365 dni od zgłoszenia; po wysłaniu powiadomienia lub rezygnacji dane kontaktowe podlegają usunięciu albo anonimizacji po 30 dniach, z uwzględnieniem ewentualnych podstaw do dalszego przetwarzania ograniczonych danych.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane dotyczą, przysługuje — na zasadach przewidzianych w RODO — prawo do:
- dostępu do danych osobowych;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Użytkownik może również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Żądania dotyczące danych można przesyłać na adres shop@thewillowduck.com.
10. Pliki cookies i podobne technologie
The Willow Duck wykorzystuje technologie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej i sklepu.
Opcjonalne technologie analityczne oraz marketingowe, jeżeli są stosowane, wymagają uzyskania odpowiedniej zgody, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Użytkownik może zarządzać swoimi preferencjami dotyczącymi cookies za pośrednictwem mechanizmu zgody dostępnego na stronie.
Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies, ich przeznaczenia oraz okresów przechowywania znajdują się w odrębnym dokumencie „Polityka plików cookies”.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Jeżeli w przyszłości zostaną uruchomione narzędzia personalizacji reklam lub profilowania marketingowego, użytkownicy otrzymają odpowiednie informacje, a wymagane zgody będą uzyskiwane przed rozpoczęciem przetwarzania.
12. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją.
Połączenie ze stroną The Willow Duck jest zabezpieczone protokołem HTTPS.
13. Zmiany Polityki prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, stosowanych technologii lub sposobu funkcjonowania sklepu.
Aktualna wersja dokumentu jest udostępniana na stronie internetowej The Willow Duck.